Zgodnie z zasadami realizacja grantu powinna nastąpić do końca roku kalendarzowego, w którym został on przyznany. Może się jednak zdarzyć, że np. konferencja na którą usiłujemy się dostać w danym roku odbywa się dopiero w kolejnym roku (czyli np. manuskrypt wysyła się w lipcu, odpowiedź dostaje się w październiku, a sama konferencja odbywa się w lutym kolejnego roku). W takim przypadku należy złożyć wniosek o przedłużenie okresu realizacji grantu.
Podanie powinno zawierać:
prośbę o przedłużenie okresu realizacji grantu,
dane grantu (tytuł, kierownik, wykonawca, pierwotny okres realizacji)
uzasadnienie (np. artykuł został przyjęty, lecz sama konferencja odbywa się dopiero z kolejnym roku kalendarzowym – załączyć np. treść e-maila z potwierdzeniem przyjęcia pracy na konferencję),
termin faktycznej realizacji (np. datę konferencji).
W przypadku grantów na projekty doktorskie:
należy podkreślić w podaniu, że publikowane wyniki badań (np. w ramach konferencji) są ściśle związane z tematyką pracy doktorskiej,
podanie musi zaparafować kierownik grantu (czyli zazwyczaj opiekun naukowy/promotor).
Podanie należy skierować do Prodziekana ds. Nauki.